Nguyễn Phượng
Điểm 1318
NGUYỄN PHƯỢNG
Tổng số bạn: 506

BLOG

Ấn tượng ban đầu trong giao tiếp.

 

ẤN TƯỢNG BAN ĐẦU TRONG GIAO TIẾP

Đăng ngày: 23:34 29-08-2009

Thư mục: Tổng hợp

Tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp trực tiếp là một việc rất quan trọng. Có thể chúng ta đã gặp những người mà chỉ trong lần đầu tiên chúng ta cũng "thích” họ, muốn biết nhiều hơn về họ và thậm chí là làm việc với họ. Ấn tượng đầu tiên có thể làm cho người khác còn nhớ mãi về con người bạn. Bạn có thể gặp nhiều thuận lợi từ cuộc gặp gỡ này nếu bạn biết cách tạo ấn tượng.

Ấn tượng ban đầu thường là diện mạo dễ nhìn và tác phong nhanh nhẹn và tự tin khiến đối tác nghĩ ngay là chúng ta thạo công việc, lành nghề; như vậy việc đại diện cho công ty để giao tiếp mới dễ dàng thành công.

Vai trò của ấn tượng ban đầu

Ấn tượng ban đầu có ý nghĩa lớn trong giao tiếp. Nếu chúng ta tạo được ấn tượng tốt ở người khác ngay trong lần đầu tiếp xúc, thì điếu đó có nghĩa là họ có cảm tình với chúng ta, họ còn muốn gặp chúng ta ở những lần sau. Đó chính là điều kiện thuận lợi để chúng ta xây dựng, phát triển mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với họ. Ngược lại, nếu ngay trong lần đầu gặp gỡ mà chúng ta có những sơ suất và để lại nữhng ấn tượng không tốt, thì chúng ta thuờng khó khăn trong những lần gặp sau đó và phải mất không ích công sức mới có thể xóa được ấn tượng đó. Không phải ngẫu nhiên mà trong kinh doanh, người ta ví ấn tượng ban đầu như là phần vốn góp của giới doanh nhân.

Để có ấn tượng tốt, chúng ta phải luôn luôn bắt đầu buổi giao tiếp bằng một nụ cười thân thiện. Tất nhiên khi cười thì ánh mắt cũng phải vui vẻ. Đừng cười như người máy. Không được đeo kính râm khi tiếp khách. Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn bị che đậy, sẽ tạo ấn tượng giả tạo, mờ ám khi giao tiếp. Ngoài ra, đeo kính râm trong phòng còn là thái độ bất lịch sự, không tôn trọng người khác, dù cho đó là kính đổi màu cũng không nên đeo. Nếu Bạn không phải là vệ sĩ hay người phụ trách an ninh của Công ty thì đừng đeo kính râm khi tiếp khách.

Quá trình hình thành ấn tượng ban đầu

Ấn tượng ban đầu có vai trò quan trọng như vậy cho nên làm thế nào để tạo ấn tượng tốt ở người khác là vấn đề chúng ta quan tâm. Tuy nhiên, trước khi tìm hiểu vấn đề này, chúng ta cần nắm một số đặc điểm về quá trình hình thành ấn tượng ban đầu.

1.Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình hình thành ấn tượng ban đầu

Quá trình hình thành ấn tượng ban đầu là một quá trình phức tạp, chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Dưới đây là một số yếu tố cơ bản

- Các yếu tố thuộc đối tượng giao tiếp

Ấn tượng ban đầu là hình ảnh về đối tượng giao tiếp cho nên trước hết nó phụ thuộc vào đặc điểm của đối tượng giao tiếp, đặc biệt là những đặc điểm bề ngoài như : đầu tóc, ăn mặc, ánh mắt nhìn, nét mặt, nụ cười, tư thế, cử chỉ, đệiu bô, nói năng…Chẳng hạn, trong lần gặp đầu tiên, người Anh đặc biệt chú ý nhiều phần từ cổ trở lên ( cổ áo, cà vạt thế nào, đầu tóc, mặt mũi ra sao), những từ đầu tiên người đó nói ( là từ gì, có từ xin lỗi hay cảm ơn không, phát âm có chuẩn không?), những bước đi đầu tiên ( bước đi dài hay gắn, nhanh hay chậm, tư thế đi, xách cặp tay trái hay tay phải ).

- Các yếu tố ở chúng ta

Hình ảnh về đối tượng giao tiếp hình thành trong đầu óc chúng ta không những phụ thuộc vào đối tượng đó mà còn phụ thuộc các đặc điệm của chúng ta, trong d0ó quan trọng là

+ Tâm trạng, tình cảm

Khi chúng ta ở trong tâm trạng thoải mái, vui vẻ, thì cảnh vật cũng như những con người xung quanh dường như đẹp hơn, dễ mến hơn, thân thiện, gần gũi hơn. Ngược lại, khi chúng ta buồn bã, căng thẳng, cáu gắt, thì cảnh có đẹp, có nhộ nhịp cũng trở nê ảm đạm, người có tốt có tử tế cũng không dễ gây ấn tượng tốt cho chúng ta. Đúng như Nguyễn Du đã từng đúc kết trong truyện kiều : “người buồn cảnh có vui hơn bao giờ”. Chính vì vậy mà khi ó công chuyện quan trọng đối với một người, người ta thường chọn thời điểm mà người đó có tâm trạng thoải mái để tiếp xúc, gặp gỡ, tránh những thời điểm dễ gây cảm xúc khó chịu, phiền hà (chẳng hạn, giờ nghỉ trưa hoặc đêm đã khuya).

Tình cảm với một người ũng chi phối mạnh hình ảnh về người đó trong chúng ta. Những tình cảm dương tính thường đưa đến những đánh giá thiên vị, tức là diễn ra hiện tượng tô hồng hình ảnh đối tượng giao tiếp. Ngược lại, những tình cảm âm tính lại thường làm trầm trọng them những khiếm khuyết của đối tượng giao tiếp. Người xưa nói : “ yên nên tốt, ghét nên xấu” là vì vậy.

+ Nhu cầu, sở thích thị hiếu

Nghười ta nói rằng, con người thường chỉ thấy những cái mà người ta muốn thấy. Hơn nữa, cái hợp với nhu ầu, sở thích, thị hiếu của con người thì dễ gây ấn tượng tích cực, ngược lạis, cái trái với chúng - ấn tượng tiêu cực. Ví dụ, một người đánh giá cao nhũng nét đẹp truyền thông của người phụ nữ việt nam thì dễ có cảm tình với những phụ nữ để tóc dài, ăn mặc đoan trang, đúng đắn. Điều này có nghĩa là trong giao tiếp cúng ta cần chú ý nhu cầu, thị hiếu, sở thích… của đối tượng giao tiếp để biết cách ăn mặc, nói năng, ứng xử cho phù hợp.

+ Tâm thế và sự hình dung về đối tượng giao tiếp

Tâm thế của chúng ta trong giao tiếp là cái mà chúng ta đang chờ đợi hoặc cho rằng sẽ xảy ra trong giao tiếp. Nó, một cách vô thức, biểu hiện nhu cầu, mong muốn của chúng ta, cái mà chúng ta quan tâm. Dưới sự chi phối của tâm thế và nhiều yếu tố khác, chẳng hạn kinh nghiệm, chúng ta tưởng tưởng ra đối tượng giao tiếp – con người mà chúng ta sẽ tiếp xúc đầu tiên. Nhiều công trình nghiên cứu trong tâm lí học cho thấy rằng, tâm thế và sự tưởng tưởng của chúng ta về một người trước khi tiếp xúc có ảnh hưởng không nhỏ đến đánh giá, nhận xét của chúng ta về người đó. Chẳng hạn, năm 1982, nhà tâm lí học A.Abođolov đã cho hai nhóm sinh viên xem ảnh của một người đàn ông. Với nhóm thứ nhất, ông giới thiệu người trong ảnh là một nhà khoa học vĩ đại, đã có nhiều đóng góp cho đất nước; vói nhóm thứ hai – là một phạm nhân đặc biệt nguy hiểm. Sau đó, ông yêu cầu mỗi nhóm mô tả và nhận xét về người trong ảnh. Kết quả là, ở nhóm thứ nhất, người trong ảnh được liệt kê những đặc điểm như : vầng trán rộng, mắt sang, ánh mắt sâu thẳm chứng tỏ một trí tuệ tuyệt vời, cái cằm bạnh biểu hiện nghị lưc phi thường…Ngược lại, ở nhóm thứ hai lại nhận xét : ánh mắt sâu chứng tỏ con người xảo quyệt, nham hiểm, còn cái cằm bạnh cho thấy đây là con người lì lợm, lạnh lung…Rõ rang là ở đây, những tâm thế khác nhau : “trước mắt mình là ảnh một nhà khoa học vĩ đại” và “trước mắt mình là ảnh của một phạm nhân đặc biệt nguy hiểm” đã tạo ra nên những ấn tượng khác nhau về cùng một người.

- Tình huống, hoàn cảnh giao tiếp

Tình huống, hoàn cảnh giao tiếp cũng ảnh hưởng đến ấn tượng về người khác trong chùng ta. Chẳng hạn, một đồng nghiệp của bạn trong bộ váy dài lấp lánh tại buổi lể kỷ niệm 25 năm ngày thành lập công ty trông mới tuyệt vời làm sao! Nhưng nếu cũng đồng nghiệp đó trong buổi lao động công ích và vẫn với bộ váy lấp lánh đó thí chắc bạn phải lắc đầu ngán ngẩm.

Ngoài những yếu tố nêu trên, còn có một số hiệu ứng cũng chi phối quá trình hình thành ấn tượng ban đầu, ví dụ như : hiệu ứng cái mới, hiệu ứng hào quang…

2. Thời gian hình thành ấn tượng ban đầu

Theo các nhà tâm lí học Mỹ, trong giao tiếp, quá trình hình thành q61n tượng ban đầu bắt đầu ngay từ khi người ta có sự tiếp xúc ( nhì thấy, nghe thấy ) và diễn ra chủ yếu ở những giây phút đầu tiên của cuộc tiếp xúc. Nói cách khác, những giây phút đầu tiên của cuộc gặp gỡ là nhũng giây phút quyết định hình ảnh của chúng ta trong con mắt người khác.

Tạo ấn tượng tốt còn là việc tôn trọng khách. Bạn phải đúng giờ. Nếu tiếp tại văn phòng của bạn, nên chấm dứt ngay các công việc khác ngay trước giờ hẹn và trong khi tiếp xúc. Nếu tiếp tại văn phòng của khách, Bạn phải đến sớm trước giờ hẹn khoảng 5 phút. Bạn phải trù tính thời gian và lộ trình đến nơi. Nếu chưa biết rõ văn phòng của khách, nên gọi điện hỏi đường truớc. Mọi lời cáo lỗi do đến trễ dù hợp lý cách mấy vẫn làm mất đi ấn tượng tốt về bạn.

3. Làm thế nào để tạo ấn tượng tốt?

Muốn gây ấn tượng tốt trong lần đầu tiếp xúc, bạn cần chú ý tuân thủ các yêu cầu sau :

- Trang phục ấn tượng

Trang phục khi giao tiếp phải tươm tất, không phục sức sặc sỡ hay rườm rà, không nên trang điểm lòe loẹt, không nên bôi sực nức nước hoa, đặc biệt khi giao tiếp với người Nhật.

Điều này không còn là mới mẻ bởi chúng ta đều biết “người đẹp vì lụa” thế nhưng đây là sự thật, trang phục là một phần rất quan trọng để giúp bạn tạo ấn tượng. Một bộ trang phục ấn tượng có thể làm cho người mà bạn gặp phải nhớ trong 10 năm. Người ta vẫn nói là “quen sợ dạ, lạ sợ áo quần”. Nhưng vấn đề ở đây là ăn mặc thế nào cho ấn tượng. Trang phục của bạn nên thể hiện một phong cách hiện đại nhưng khiêm tốn, sang trọng và thích hợp với con người của bạn. Dù trang phục đẹp đến đâu thì bạn cũng nên nhớ rằng chúng phải sạch sẽ và có mùi dễ chịu.

- Tạo bầu không khí thân mật, hữu nghị :

Ngay trong những giây phút đầu tiên tiếp xúc, chúng ta phải tạo được bầu không khí thân mật, gần gũi, hữu nghị. Trong bầu không khí đó, người đối thoại sẽ cảm thấy tự tin, yên tâm, tin tưởng, nghĩa là chúng ta đã đặt nền móng cho việc xây dựng hình ảnh tích cực về mình. Muốn vậy, trước hết chúng ta cần chú ý đến những biểu hiện bề ngoài của mình như : ánh mắt, nét mặt, nụ cười, tư thế, lời nói, thậm chí cả kiểu bàn ghế được dùng và cách bố trí chúng trong cuộc gặp gỡ, khoảng cách giữa chúng ta với người tiếp xúc…Chẳng hạn, khi khách đến, chúng ta cần nhanh nhẹn đứng dậy, mời khách ngồi, òn bản thân thì chủ động ngồi ở vị rí ngang tầm, không quá xa…Khi trò chuyện, cần tỏ ra nhiệt tình, chân thành, cởi mở, không được làm cho bầu không khí trở nên nặng nề, căng thẳng mà phỉa tạo ra được sự thân mật ấm cúng vui vẻ.

- Ngôn từ giao tiếp phải rõ ràng và dễ hiểu.

Đây là một điểm quan trọng nhất để người khác có hứng thú khi nghe bạn nói một điều gì đó. Để có thể nhấn mạnh điều muốn nói thì trước tiên bạn phải biết thể hiện thật rõ ý. Không còn gì khó chịu hơn là việc phải ngồi nghe một người nào đó nói các vấn đề mà bạn không hiểu gì. Việc diễn tả ý, lời không hiểu là do người đó luôn cắt xén từ ngữ khi nói, vì vậy khi nói bạn nên vận dụng ngữ pháp và câu cho thích hợp. Tuyệt đối nên tránh những từ tiếng lóng và những từ mang hàm nghĩa chửi đổng. Hãy lịch sự và nhã nhặn trong mọi tình huống và mọi thời gian.

- Sử dụng tên của người nói chuyện một cách thường xuyên.

Hãy bỏ ra một vài phút để nhớ một cách rõ ràng tên người bạn đang nói chuyện. Nếu bạn gặp một người nào đó mà người ta nhớ tên bạn sau lần gặp đầu tiên thì rõ ràng bạn rất vui và thích bắt chuyện. Hơn thế nữa, khi bạn nhớ được tên người đó thì bạn thể hiện cho người đó biết rằng bạn rất quan tâm đến họ và họ có một phần quan trọng đối với bạn. Hãy nhớ tên người ta ngay lập tức, bạn sẽ thích nhớ và có ấn tượng với người đó luôn.

- Bắt đầu bằng cách nói về những vấn đề mà hai bên quan tâm

Trong cuộc sống, có một số người, khi tiếp xúc với người khác, chỉ quan tâm đến những đề tài mà họ cảm thấy hứng thú, không để ý đến yêu cầu của người đối thoại. Những người này thương khó chiếm được cảm tình cảu người khác vì thực ra họ không quan tâm đến người khác. Ngược lại, cũng có những người chỉ lo thỏa mãn người đối thoại, gạt bỏ hứng thú của cá nhân mình, do đó không thể phát huy được ưu thế của bản thân. Cách tốt nhất để mở đầu cuộc gặp gỡ là chọn vấn đề cả hai bên cùng quan tâm. Nhưng làm thế nào để xác định được vấn đề mà người đối thoại quan tâm trong lần đầu tiếp xúc với họ? Ở đây bạn phải sử dụng thủ thuật. Bạn có thể chọn những câu chuyện đời thường để “ném đá dọn đường”, và khi đã tìm được vần đề ăn ý nhau thì tiếp tục đưa câu chuyện đi sâu hơn nữa.

- Tận dụng sự hài hước.

Hài hước là một điều gì đó rất tuyệt vời giúp bạn hấp dẫn được người khác, nhưng tất nhiên đó phải là những lời nói hài hước thông minh. Một câu nói hài hước và hóm hỉnh có thể mở ra cho người giao tiếp một suy nghĩ về một hiện tượng và có thể gợi ra một buổi gặp gỡ lần tiếp theo. Hài hước thông minh là một điều rất hay, tuy nhiên nếu bạn không cẩn thận trong khi nói thì sẽ dẫn đến những hậu quả trái với mong muốn. Nếu không khéo léo để hài hước thì bạn có thể gây ra một sự khó chịu cho người khác. Nếu tính bạn hay đùa thì hãy cố gắng đừng đụng chạm hoặc xúc phạm tới người đó. Chắc chắn bạn sẽ không muốn có những cuộc tranh luận vô ích xảy ra chứ?

- Nắm vững thời cơ và giây phút quyết định của cuộc tiếp xúc

Sau khi đã chọn được vấn đề hai bên cùng quan tâm, chúng ta tiếp tục đẩy câu chuyện theo hướng đó. Tuy nhiên, đó chỉ là câu chuyện dạo đầu nhằm tạo không khí tiếp xúc và tìm hiểu tâm lí người đối thoại, chúng ta không để cho cuộc tiếp xúc trôi mãi theo hướng đó. Chúng ta gặp gỡ người đối thoại không chỉ để trò chuyện cho vui mà là vì công việc, nghĩa là chúng ta phải biết nắm lấy những giây phút quyết định, chọn thời điểm thích hợp để nêu ra vấn đề và giải quyết. Nói chung, những giây phút đầu tiên là bước khởi đầu then chốt, thương quyết định thành côn hay thất bại cảu cả quá trình tiếp xúc sau đó. Trong khoảng thời gian gắn gũi này, chúng ta vừa phải tìm hiểu người đối thoại, tạo sự sẵn sang hợp tác ở họ, vừa phải biết chớp thời cơ để đạt mục đích. Điều này chứng tỏ năng lực của chúng ta. Trong trường hợp ngược lại, chúng ta có thể bị đánh giá là “dễ mến nhưng thiếu năng lực”.

- Hãy biết lắng nghe.

Hãy học cách lắng nghe không nhất thiết là phải nghĩ đến điều đó. Khi đưa ra một quyết định với ai đó thì bạn hãy chắc chắn cho anh ta biết rằng bạn lắng nghe anh ta nói. Đừng e ngại tiếc nuối cái gật đầu khi mà bạn thể hiện sự hoà hợp và đồng ý. Trong tâm lý học người ta gọi đây là sự đồng cảm, biểu hiện qua những câu “tôi hiểu, tôi biết...”. Nếu bạn không hiểu ý người đối diện với mình đang nói gì thì hãy cố gắng nói chuyện với người đó hơn nữa để tìm hiểu. Đừng bao giờ ngắt lời một ai đó và nghi thức xã hội thích hợp là điều quan trọng mỗi khi bạn lựa chọn. Hãy để người khác là trung tâm. Có thể điều quan trọng nhất trong khi giao tiếp là biết chờ đợi và biết “nâng” người khác lên bởi ai cũng muốn khẳng định được cái tôi của mình. Khi bạn chỉ nói về bản thân mình mà không để ý đến những gì xung quanh thì đó là lúc bạn đang dập tắt cuộc hội thoại.

Một sai lầm lớn là bạn cứ nói về một điều không cần thiết và bắt người ta phải nghe. Càng ngày người ta càng thấy có nhiều “anh chàng ích kỷ” bởi anh ta chỉ quan tâm đến bản thân. Hãy hỏi thông tin và câu chuyện về người đang nói với mình để họ tự bộc lộ, như vậy bạn không chỉ tỏ ra vẻ lịch sự mà còn biết những gì bạn muốn biết. Bạn sẽ học hỏi nhiều hơn nếu bạn lắng nghe người khác nói và biết đâu thông tin của họ sẽ giúp ích cho bạn.

Ở mọi thời đại, mọi xã hội, giao tiếp, ứng xử giữa con người và con người diễn ra liên tục, trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong công việc. Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người, vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội. Chính vì vậy, giao tiếp phải ứng xử là một mặt cơ bản của công tác giáo dục và đào tạo. “Tiên học lễ, hậu học văn” – lời răn dạy của người xưa từ lâu đã trở thành một trong những nguyên tắc của công tác giáo dục và đào tạo ở nước ta.

 

(28/09/2010)

Bạn cần đăng nhập và xác thực thành viên để bình luận! Xác thực
1 - / bản ghi
Bản quyền thuộc về IDT International
Tầng 20 - Tòa nhà Charmvit Tower - 117 Trần Duy Hưng - Cầu Giấy - Hà Nội